PERSONVERNERKLÆRING FOR ADVOKATFIRMAET DAHL

 

Denne personvernerklæringen gjelder for kontorfellesskapet advokatfirmaet DAHL, ved advokat Hanne Dahl, advokat Anders Hoel, advokat Frode Aabak (advokat Aabak AS), advokat Gro Enochsen og advokat Tore M. Famestad ("vi" eller "oss"). Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor. 

 

Vi gjør oppmerksom på at vi f.o.m. 1 februar 2021 er i kontorfellesskap med advokatfirmaet Hartz & Co, punktene 2 og 3 under omhandler også samhandling med Hartz & Co i form av felles saksbehandlingssystem og uavhengighetssjekk internt.

 

1 Hvem vi behandler personopplysninger om 

 

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:  • Privatkunder  • Klienter i straffesaker  • Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter  • Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere  • Personer som er involvert i saker vi bistår i  • Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til  • Besøkende på vår nettside 

 

2 Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag 

 

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen. 

 

Etablering av klientforhold: Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger. 

 

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Innholdet i kundekontrollen vil kunne innebære: • registrering av opplysninger som nevnt i hvl § 8, • bekreftelse av kundens identitet på grunnlag av gyldig legitimasjon, • bekreftelse av identiteten til reelle rettighetshavere på grunnlag av egnede tiltak og • innhenting av opplysninger om kundeforholdets formål og tilsiktede art.

 

De opplysninger som vil kunne registreres etter hvl. § 8 er:  • fullt navn eller foretaksnavn, fødselsnummer, organisasjonsnummer, D-nummer eller, dersom kunden ikke har slikt nummer, annen entydig identitetskode, fast adresse, og referanse til legitimasjon som er brukt for å bekrefte kundens identitet. • Dersom kunden er en juridisk person, skal identiteten til den som handler på vegne av kunden bekreftes på grunnlag av gyldig legitimasjon.

 

Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c. 

 

Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon i vårt saksbehandlingssystem. For privatpersoner registreres, navn, adresse, telefonnummer og epostadresse. For virksomhetsklienter registreres foretaksnavn, adresse, telefonnummer, samt kontaktpersonens navn, epostadresse og telefonnummer. I tillegg registreres navn og adresse på privatperson eller foretak på saksmappen.

Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f. 

 

Sakshåndtering: Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11. 

 

Kunnskapsforvaltning: Utarbeide dokumenter kan danne grunnlag for kunnskapsforvaltning. I så fall arkiveres en anonymisert versjon av dokumentet. Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). 

Klientadministrasjon. Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. 

 

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Vi oppbevarer saksdokumenter i normalt ti år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11. 

 

Fakturering: Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private postadresse eller epostadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder. 

 

IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitime interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslige forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c. 

Markedsføring: Vi sender ikke ut markedsføringsbrev/markedsføringseposter til våre kunder.  

 

3 Hvem vi deler personopplysninger med 

 

Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under

vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen. 

 

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt. 

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt. 

 

4 Lagring av personopplysninger 

 

Hvitvaskingsloven pålegger oss å lagre dokumenter i forbindelse med kundekontroll, samt registrerte opplysninger i fem år etter at kundeforholdet er avsluttet eller transaksjonen er gjennomført, med mindre lengre frister følger av annen lov eller forskrift. 

 

Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. 

 

Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet. 

 

5 Dine rettigheter 

 

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene. 

 

Trekke samtykke tilbake: Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette. 

 

Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte. 

Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn. 

 

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet. 

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet. 

 

6 Sikkerhet 

 

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer

som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet. 

 

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver. 

 

Vi har vedtatt interne IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer. 

 

7 Endringer i personvernerklæringen 

 

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette. 

 

8 Kontakt oss 

 

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss:

 

Postadresse og fysisk adresse til samtlige advokater: Håkons gate 12, 2317 Hamar 

postmottak: advokatene@advdahl.no

 

Advokat Hanne Dahl: hanne@advdahl.no

Advokat Anders Hoel: anders@advdahl.no

Advokat Frode Aabak: frode@advdahl.no

Advokat Gro Enochsen: gro@advdahl.no

Advokat Tore M. Famestad: tore@advdahl.no

 

 

 

 

Personvern generelt nettside

Våre brukeres tillit er av største viktighet for oss og derfor følger vi en strikt integritetspolicy. Den forklarer hvordan og hvorfor vi samler inn og anvender informasjonskapsler (cookies), og hvordan vi beskytter brukernes integritet.

Bruk av informasjonskapsler og andre måleverktøy

Vi bruker informasjonskapsler for å gjøre det lettere å bruke våre websider og kan brukes for å personalisere visse deler av innholdet. En informasjonskapsel er en liten tekstfil som sendes fra vår webserver og lagres av din nettleser. Informasjonen som lagres kan være opplysninger om hvordan våre brukere har surfet på og anvendt våre nettsider, og om hvilken nettleser de har brukt.

Vi anvender statistikk om brukere og trafikk/trafikkleverandører i aggregert form. Statistikken inneholder aldri noen form for personlig informasjon, alt er anonymt. IP-adresser lagres ikke i vår database der vi lagrer atferd på nettstedet, derfor kan informasjon om deg som bruker aldri kobles sammen med din identitet. Din IP-adresse lagres av sikkerhetsmessige årsaker bare i de tilfeller du selv aktivt registrerer deg på nettstedet.

 

Formål:

  • Utvikle og forbedre nettstedet gjennom å forstå hvordan det anvendes.
  • Beregne og rapportere brukerantall og trafikk.
  • Gjøre det lettere for deg å navigere på nettstedet.
  • Gjøre det mulig for systemet å kjenne igjen faste brukere for å kunne tilpasse tjenestene.
  • Iblant anvender vi tredjepartsinformasjonskapsler fra andre firma for å gjøre markedsundersøkelser og trafikkmålinger, og for å forbedre funksjonaliteten på nettstedet.

Slik forhindrer du at informasjonskapsler lagres

Du kan slette informasjonskapsler fra din harddisk når som helst, men dette gjør at dine personlige innstillinger forsvinner. Du kan også endre innstillingene i din nettleser slik at den ikke tillater at informasjonskapsler lagres på din harddisk. Dette gir imidlertid dårligere funksjonalitet på visse websider, kan forhindre tilgang til medlemssider og gjøre at deler av innhold og enkelte funksjoner ikke blir tilgjengelige.

Hvis du ikke ønsker å bli sporet av Google Analytics kan dette deaktiveres på adressen: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Mer informasjon om hvordan du kan unngå informasjonskapsler kan du lese på www.allaboutcookies.org.

Til hovedsiden